Gestion des séjours
Données sur le serveur

Planning des séjours

Vue des occupations — saison du 1er avril au 31 octobre

Réservations

Toutes les réservations passées et à venir

Clients & adhérents

Annuaire des personnes ayant déjà séjourné au centre

Encaissements

Suivi de la trésorerie par mode de paiement

Historique des encaissements

🎓 Apprentissage

Tout ce qu'il faut savoir pour utiliser le logiciel sereinement
🌿
Bienvenue dans l'espace d'apprentissage
Pas d'inquiétude : ce logiciel a été conçu pour vous, pas l'inverse. Si vous vous trompez, rien n'est cassé — tout peut se corriger. Prenez votre temps, lisez les fiches à votre rythme, et n'hésitez pas à revenir ici autant de fois que nécessaire.

Choisissez la fiche qui vous intéresse

Cliquez sur une fiche pour la lire. Chaque fiche est courte et présente les étapes une par une.

📚 Petit glossaire

Les mots qu'on emploie souvent, expliqués simplement.

Acompte
Somme versée par le client à l'avance pour bloquer sa réservation. Le reste à payer (le « solde ») sera versé plus tard, généralement à l'arrivée.
Solde
Ce qu'il reste à payer après l'acompte. Quand le solde est versé, la réservation est dite « soldée ».
Caution
Somme laissée en garantie par le client. Elle n'est pas un paiement du séjour : on la rend au départ si tout va bien. C'est pourquoi elle n'est pas comptée dans le « reste à payer ».
ANCV (chèques vacances)
Les chèques vacances ANCV sont un moyen de paiement très utilisé dans les centres associatifs. Le client paie avec ces chèques, et l'asso les encaisse ensuite auprès de l'ANCV. Dans le logiciel, on les coche comme mode de paiement, exactement comme un chèque classique.
Adhérent AN (Amis de la Nature)
Personne qui a pris sa carte d'adhésion à l'association des Amis de la Nature. Elle bénéficie de tarifs réduits.
Actif
Catégorie de membre particulière (l'association sait à qui ça s'applique). Les actifs ont les tarifs les plus avantageux et sont exonérés de taxe de séjour.
Non-membre
Personne extérieure à l'association. Elle paie le tarif plein.
Haute saison / Moyenne saison
La haute saison couvre les dates réglées par un responsable dans Paramètres → Tarifs (par exemple du 1er juillet au 31 août). La moyenne saison couvre le reste de la période ouverte. Le logiciel choisit tout seul la bonne saison selon la date d'arrivée du séjour.
Taxe de séjour
Petite somme prélevée par la commune sur chaque nuitée d'adulte. Elle est obligatoire et reversée à la mairie. Les actifs en sont exonérés.
Forfait studio
Le studio se loue au studio, pas à la personne. C'est le même prix qu'il y ait 1, 2, 3 ou 4 occupants (maximum 4). La 1ère semaine coûte un peu plus, les semaines suivantes sont moins chères.
Statut d'une réservation
Option : pré-réservation, non confirmée.
Confirmée : le client a confirmé sa venue.
Acompte versé : l'acompte a été reçu.
Soldée : tout est payé.
Annulée : la réservation a été annulée. Elle disparaît du planning et de la liste ; la case « Afficher les annulées » permet de la retrouver.
Registre du logeur
Document obligatoire (article R2333-50 du Code général des collectivités territoriales) qui liste les séjours, les nuitées, les personnes exonérées (les mineurs, par exemple) et la taxe de séjour perçue. Il sert à déclarer la taxe à la commune, selon la période qu'elle fixe (mois, trimestre ou année).
Numéros de contrat, facture, reçu
Chaque document reçoit un numéro, une seule fois, qui ne change plus : LOG-… pour le contrat, FAC-2026-001 pour la facture, REC-2026-001 pour le reçu de paiement. Les trois suites sont indépendantes.
Responsable / Bénévole
Le bénévole tient le bureau : planning, réservations, clients, paiements. Le responsable (président, trésorier…) fait aussi les réglages : identité, tarifs, textes du contrat, comptes. Certains droits (bilan, tarifs, registre du logeur) peuvent être donnés à un bénévole. Voir la fiche « Ce qui change selon votre rôle ».
Bénévole connecté
La personne dont le nom apparaît en haut à droite du logiciel. C'est ce nom qui figurera sur les contrats et factures qu'elle établit. Pour passer le relais à un autre bénévole, on se déconnecte, puis il se connecte avec son propre courriel et son mot de passe.

❓ Les questions qu'on se pose souvent

Cliquez sur une question pour voir la réponse.

Et si je me trompe en saisissant une réservation ?
Aucune inquiétude, tout peut se corriger. Allez dans l'onglet Réservations, cliquez sur le petit crayon ✏️ au bout de la ligne de la réservation, faites vos corrections, et enregistrez. C'est tout. Une réservation ne se supprime pas : si elle n'a plus lieu d'être, cliquez sur « Annuler cette réservation » en bas de sa fiche. Elle disparaît du planning mais reste retrouvable (case « Afficher les annulées »).
Comment je sais si une réservation est bien enregistrée ?
Après avoir cliqué sur « Enregistrer la réservation », la fenêtre se ferme. La réservation apparaît immédiatement dans la liste (onglet Réservations) et sur le calendrier, et aussi sur les autres ordinateurs du bureau en moins d'une seconde. Si un message s'affiche à la place, la fenêtre reste ouverte avec ce que vous avez saisi : lisez le message, il explique pourquoi (par exemple hébergement déjà pris). Cas particulier : si le message dit que « le serveur n'a pas répondu à temps », la demande a peut-être été enregistrée : regardez dans la liste avant de recommencer.
Le client veut payer en plusieurs fois, comment faire ?
C'est prévu. Dans la fiche réservation, descendez jusqu'à la section « 4. Les paiements ». Vous pouvez y ajouter autant de paiements que nécessaire, chacun avec son montant, son mode (espèces, chèque, virement, carte, ANCV) et son type (acompte, solde, caution, frais). Le logiciel calcule tout seul ce qui reste à payer.
Le client a payé en chèques vacances ANCV, comment je le note ?
Dans la section « Les paiements » de la réservation, ajoutez un paiement et choisissez « Chèques vacances ANCV » dans le menu « Mode ». C'est tout. Le paiement remontera correctement dans les statistiques.
Comment imprimer le planning de la semaine ?
Allez dans l'onglet Planning, choisissez la vue « Semaine », puis cliquez sur le bouton 🖨️ Imprimer en haut à droite. Votre imprimante prendra le relais. Vous pouvez aussi enregistrer en PDF si votre ordinateur le permet.
Je ne retrouve pas un client dans la liste, que faire ?
Dans l'onglet Clients, utilisez la barre de recherche en haut. Tapez quelques lettres de son nom ou prénom — la liste se filtre toute seule. Si vous ne le trouvez vraiment pas, c'est qu'il n'a jamais été enregistré : créez-le en faisant une nouvelle réservation pour lui.
Le contrat PDF ne s'ouvre pas, qu'est-ce qui se passe ?
Le PDF se télécharge dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur : regardez-y d'abord, ou dans la barre de votre navigateur. Si rien n'apparaît, votre navigateur a peut-être bloqué le téléchargement : autorisez-le, puis recommencez. Si le message « Serveur injoignable » s'affiche, vérifiez le réseau du centre. Et si le souci persiste, signalez-le à l'équipe technique.
Quelqu'un d'autre va prendre le relais, comment changer d'utilisateur ?
En haut à droite de l'écran, cliquez sur votre prénom (à côté du petit rond coloré) puis sur « Se déconnecter ». L'écran de connexion réapparaît, et la personne suivante saisit son propre courriel et son mot de passe. À partir de là, c'est son nom qui apparaîtra sur les nouveaux contrats.
Est-ce que mes données sont sauvegardées automatiquement ?
Oui, à chaque modification, sans rien avoir à faire : tout est enregistré sur le serveur du centre. Il n'y a plus de sauvegarde manuelle à effectuer : le serveur fait lui-même une sauvegarde chaque nuit, surveillée par l'équipe technique. Les responsables peuvent en revanche exporter une archive à consulter (Paramètres → Données).
Et si je ferme le logiciel par erreur ?
Rien n'est perdu. Ce que vous avez enregistré est sur le serveur du centre, pas sur votre ordinateur. Il suffit de rouvrir la page du logiciel et de vous reconnecter si on vous le demande : tout est là. Seule une fenêtre que vous étiez en train de remplir sans avoir cliqué sur Enregistrer est à refaire.
Comment ajouter un nouveau bénévole qui va utiliser le logiciel ?
Seul un responsable peut le faire. Allez dans Paramètres → Comptes, remplissez la carte « ＋ Ajouter une personne » (prénom, nom, courriel, téléphone, rôle, mot de passe) puis cliquez sur « Créer le compte ». Notez l'identifiant et le mot de passe affichés et donnez-les à la personne. Voir aussi la fiche « Ajouter un bénévole ».
Comment voir d'un coup d'œil ce qu'un client doit encore payer ?
Dans le Planning, passez la souris sur le séjour : une fenêtre indique le total, ce qui est déjà payé et le reste à payer. Les séjours qui n'ont pas encore tout réglé portent une petite pastille € jaune. La liste des Réservations affiche aussi une colonne « Reste ».
Le registre du logeur : à faire par mois ou par année ?
Cela dépend de votre commune, qui fixe la période de déclaration de la taxe de séjour (souvent une déclaration chaque mois et un paiement chaque trimestre). Dans Paramètres → Administratif, la carte « Registre du logeur » vous laisse choisir un mois, un trimestre ou une année. Le registre ne compte que les nuitées de la période choisie. Renseignez-vous auprès de la mairie ou de la communauté de communes.
J'ai oublié mon mot de passe, que faire ?
Demandez à un responsable : dans Paramètres → Comptes, sur votre ligne, il clique sur « 🔑 Nouveau mot de passe » et vous en donne un. Une fois connecté, vous pouvez le remplacer par un mot de passe de votre choix (votre nom en haut à droite, puis « Changer mon mot de passe »).
Un collègue et moi travaillons en même temps, y a-t-il un risque ?
Le logiciel est fait pour cela, avec une règle à connaître. Vos changements apparaissent chez lui en moins d'une seconde, et inversement. Deux personnes ne peuvent pas réserver le même hébergement aux mêmes dates (la seconde est prévenue), et les paiements ajoutés par chacun sont conservés (si vous touchez à la même ligne de paiement, le logiciel vous prévient). Pour tout le reste (réservation, fiche client), si vous changez exactement le même renseignement au même moment, celui qui enregistre en dernier l'emporte, sans aucun avertissement ; ce que l'autre n'a pas touché reste intact. Voir la fiche « Travailler à plusieurs en même temps ».
Les lettres sont trop petites (ou trop grandes), comment les régler ?
Utilisez les boutons A− et A+ en haut à droite de l'écran. Le bouton du milieu (« 100 % ») remet la taille normale en un clic. Votre choix est retenu sur cet ordinateur.
Un client veut annuler sa réservation, comment je fais ?
Ouvrez la réservation depuis l'onglet Réservations (petit crayon ✏️ au bout de la ligne) ou en cliquant sur sa barre dans le planning, et cliquez sur le bouton « Annuler cette réservation ». Elle disparaît du planning et de la liste, et l'hébergement redevient libre. Elle reste enregistrée (pour l'historique) : cochez « Afficher les annulées » pour la retrouver. Il n'existe pas de bouton « Supprimer » pour une réservation (voir la fiche « Annuler une réservation »).
Pourquoi je ne peux pas supprimer une réservation ?
C'est voulu, pour tout le monde. Supprimer effacerait pour toujours ce qu'on doit pouvoir retrouver : contrat et facture déjà remis, paiements encaissés, taxe de séjour déclarée. Et une erreur de clic serait irréparable. « Annuler cette réservation » fait le même travail à l'écran (elle disparaît du planning, l'hébergement est libéré) sans rien détruire. Voir la fiche « Annuler une réservation ».
Pourquoi je ne vois pas certains écrans (Comptes, Tarifs, Bilan…) ?
Chacun voit les écrans qui correspondent à son rôle (bénévole, responsable). Si vous en avez besoin, demandez à un responsable : il peut vous donner les droits « Bilan financier », « Modifier les tarifs » ou « Registre du logeur ». Voir la fiche « Ce qui change selon votre rôle ».
Je vois un message d'erreur que je ne comprends pas, que faire ?
Notez ce qui est écrit (ou prenez une photo de l'écran avec votre téléphone) et faites-le savoir à l'équipe technique. Surtout, ne paniquez pas : aucune erreur d'affichage ne casse vos données — elles sont protégées.
Bonjour !
Que souhaitez-vous apprendre ? Choisissez un sujet ci-dessous, je vous accompagne.
🧑‍🏫

Paramètres

Identité, hébergements et tarifs — modifiable à tout moment

Identité du centre

Ces informations apparaissent en haut de l'écran, en bas de page, et sur tous les documents PDF (contrat, facture, reçu, registre).

Comment faire ? Ouvrez Google Maps, cherchez votre établissement, cliquez sur « Partager », puis sur « Copier le lien », et collez-le ici. Ce lien apparaît sur les contrats et les factures pour que vos clients trouvent le chemin. Pas besoin de latitude ni de longitude. Si vous laissez la case vide, l'adresse ci-dessus est utilisée.

🕓 Horaires d'arrivée et de départ

Ces deux horaires s'impriment sur chaque contrat, et dans les textes ci-dessous à la place de {arrivee} et {depart} : le contrat et le règlement disent donc toujours la même chose.

Textes du contrat

Ces deux textes s'impriment sur chaque contrat de location, après la première page. Chaque centre a le sien : modifiez-les simplement en écrivant dans les cadres ci-dessous, comme dans un courrier. Chaque fois que vous passez à la ligne, le contrat passe à la ligne. Si le texte est long, le contrat prend une page de plus.

Quelques petits trucs, si vous le souhaitez :
• pour faire un titre, écrivez ## puis un espace au début de la ligne (ex. ## ARRIVÉE) ;
• pour faire une liste, commencez chaque ligne par un tiret et un espace (ex. - Il est interdit de fumer) ;
• une ligne vide laisse un petit espace ;
• écrivez {arrivee} ou {depart} pour que l'horaire réglé ci-dessus s'imprime à cet endroit.

Mes hébergements

Renommez vos studios, ajustez les capacités, modifiez les descriptions. Une erreur de saisie ? « 🗑️ » supprime un hébergement sans réservation ; « 📦 Retirer » met de côté celui qui a déjà un historique. Les changements apparaîtront immédiatement dans le planning et les réservations.

N° Nom du studio / espace Type Capacité Description Action

🏠 Tarifs des studios (forfait, à la semaine)

Les studios se louent au forfait. La 1ère semaine est au tarif fort, les semaines suivantes sont dégressives. La saison (haute/moyenne) est déterminée automatiquement selon la date d'arrivée (voir « Haute saison » plus bas).

🛏️⛺ Tarifs chambres & camping (par personne, par nuit)

Les chambres et emplacements se facturent par personne et par nuit. Les enfants de 3 à 6 ans bénéficient du demi-tarif (gratuit avant 3 ans).

📅 Haute saison

Les séjours qui arrivent pendant ces dates sont facturés au tarif de haute saison, les autres au tarif de moyenne saison. Il suffit d'indiquer le jour et le mois : le réglage vaut pour toutes les années, il n'y a rien à refaire chaque printemps.

Du
au
inclus.

Frais annexes

LibelléMontant

Taxe de séjour

Studios et chambres. Dès 18 ans. Les actifs en sont exonérés.
Emplacements de camping.

🖥️ PC d'accueil

Sur le poste choisi ici, une seule session à la fois est permise (une connexion ailleurs avec le même compte ferme celle du PC d'accueil) et la déconnexion se fait seule après 2 heures sans activité. C'est un réglage de confort posé dans ce navigateur : il disparaît si les données du navigateur sont effacées, et ce n'est pas une sécurité à proprement parler.

＋ Ajouter une personne

Créez le compte d'un bénévole ou d'un responsable. Vous choisissez son mot de passe (ou utilisez « Générer ») et vous le lui communiquez : il pourra le changer lui-même ensuite (menu en haut à droite → « Changer mon mot de passe »).

Comptes utilisateurs

Pour chaque personne : cochez « Compte actif » pour qu'elle puisse se connecter, et ses droits particuliers (bilan, tarifs, registre du logeur). Un responsable a déjà tous ces droits.

Bilan de l'année

Statistiques pour l'assemblée générale et le comptable

📤 Archive de consultation

Exportez les données pour les consulter : un fichier JSON (tout) ou des fichiers CSV à ouvrir dans Excel (réservations, clients, encaissements). Ce n'est pas une sauvegarde : l'archive se lit mais ne se restaure pas dans le logiciel. La sauvegarde, la restauration et la réinitialisation des données ne se font plus depuis l'application.

Nombre de réservations : 0 — Nombre de clients : 0 — Nombre d'encaissements : 0